Beziehungstatus: Es ist kompliziert - Konflikte zwischen TA & Hiring Managern – und wie du sie souverän löst

Recruiter kennen diese Dynamik nur zu gut: Die Vakanz ist kritisch, die Fachabteilung unter Druck, die Erwartungshaltung hoch – und plötzlich kippt die Zusammenarbeit mit dem Hiring Manager. Aus einem anfänglich konstruktiven Austausch werden Spannungen, aus sachlichen Diskussionen emotionale Reibungen, aus Zusammenarbeit ein Machtspiel. Frust entsteht auf beiden Seiten. Dabei verfolgen eigentlich alle dasselbe Ziel: die bestmögliche Besetzung für das Unternehmen.

Konflikte zwischen Recruitern und Hiring-Managern gehören zum beruflichen Alltag. Sie sind kein Zeichen persönlichen Versagens, sondern das Ergebnis unterschiedlicher Rollen, Interessen, Zielsysteme – und sehr häufig auch unterschiedlicher Persönlichkeiten. Entscheidend ist daher nicht, ob Konflikte entstehen, sondern wie professionell und souverän du mit ihnen umgehst.

Wichtig vorweg:

Alle im Folgenden beschriebenen Persönlichkeitstypen treten selbstverständlich geschlechtsunabhängig auf. Zudem sind sie keine starren Schablonen – in der Praxis begegnen dir meist Mischformen aus mehreren Typen. Genau das macht die Zusammenarbeit komplex, aber auch steuerbar.

Warum es zwischen TA & Hiring Managern so häufig knirscht

Recruiting ist keine reine Serviceleistung, sondern auch ein hochgradig emotionaler, politischer und wirtschaftlicher Prozess. Während du als Recruiter den Markt, die Kandidatenrealität, Konkurrenzangebote und Time-to-Hire im Blick hast, denkt der Hiring Manager primär an Performance, Team-Fit, Lieferfähigkeit und operativen Druck. Diese Perspektiven kollidieren zwangsläufig.

Zu den häufigsten strukturellen Konfliktursachen zählen:

• unrealistische Anforderungsprofile

• mangelnde Marktkenntnis

• widersprüchliche Zielsysteme

• Zeitdruck auf beiden Seiten

• fehlende Entscheidungsdisziplin

Treffen diese Faktoren auf bestimmte Persönlichkeitsmuster, entstehen typische Konfliktszenarien, die du vermutlich sofort wiedererkennst.

Die 7 häufigsten Hiring-Manager-Typen – und wie du sie souverän führst

1. Der Perfektionist – „Ich suche den Einhorn-Kandidaten“

Der Perfektionist glaubt fest daran, dass es den idealen Kandidaten gibt – und dass dieser auch verfügbar, wechselwillig und bezahlbar sein müsste. Entsprechend umfangreich, detailliert und realitätsfern sind häufig die Anforderungsprofile.

Typische Merkmale:

• sehr lange Wunschlisten

• Ablehnung der meisten Profile

• ständiges Nachschärfen der Anforderungen

• Fokus auf Idealbilder statt auf Machbarkeit

Die Folgen sind endlose Suchprozesse, frustrierte Kandidaten und eine stetig steigende Time-to-Hire.

Deine souveräne Lösung:

• Arbeite konsequent mit Marktdaten und Benchmarks

• Führe früh ein klares Must-have-/Nice-to-have-Modell ein

• Simuliere transparent die Konsequenzen überhöhter Anforderungen

• Nutze Referenzprofile, um Erwartungen zu erden

Der Perfektionist braucht keine Diskussion auf emotionaler Ebene – sondern klare Entscheidungsrahmen.

2. Der Ungeduldige – „Warum ist die Stelle immer noch offen?“

Dieser Typ steht ständig unter Strom. Für ihn dauert alles zu lange, jede Woche ohne Einstellung fühlt sich wie ein persönliches Scheitern an. Er fragt täglich nach dem Status, stellt Prozesse infrage und erzeugt zusätzlichen Druck.

Typische Merkmale:

• ständige Statusabfragen

• Unverständnis für Suchdauer

• Eskalationsdrohungen

• Tendenz zu Schnellschüssen

Das Ergebnis sind hektische Entscheidungen, Qualitätsverluste und häufig auch Kandidatenabbrüche.

Dein Umgang:

• Setze früh realistische Zeitfenster

• Steuere über transparente Pipeline-Reports

• Mach deine Marktaktivitäten sichtbar

• Betreibe aktives Expectation Management

Ungeduld entsteht fast immer aus gefühltem Kontrollverlust – Transparenz wirkt hier wie ein Beruhigungsmittel.

3. Der Kontrollfreak – „Ich will alles selbst entscheiden“

Der Kontrollfreak mischt sich tief in operative Prozesse ein, will jeden einzelnen CV vorab sehen und hinterfragt jeden Schritt. Meist steckt dahinter kein fehlender Respekt vor deiner Arbeit, sondern ein hohes Sicherheitsbedürfnis.

Typische Merkmale:

• Micromanagement

• detaillierte Prozesskontrolle

• geringe Delegationsbereitschaft

• Misstrauen gegenüber Active Sourcing

Das bremst Prozesse aus, verursacht Rollenunklarheit und demotiviert Recruiting-Teams.

Dein Ansatz:

• Definiere sauber Zuständigkeiten & Rollen

• Vereinbare klare Service-Level-Agreements

• Gib Struktur statt Detailchaos

• Erkläre Wettbewerbsgeschwindigkeit und Kandidatenverhalten

Kontrollfreaks reagieren positiv auf Klarheit, Verbindlichkeit und feste Abläufe.

4. Der Entscheidungsunfreudige – „Ich muss nochmal drüber schlafen“

Hier scheitert Recruiting nicht an Kandidaten, sondern an fehlender Entscheidungsfreude. Feedbacks ziehen sich, Interviews enden ohne klare Tendenz, Zusagen werden vertagt – bis die besten Kandidaten längst weg sind.

Typische Merkmale:

• verzögerte Rückmeldungen

• wechselnde Präferenzen

• Absicherungsmentalität

• Verantwortung wird verschoben

Die Konsequenz: verpasste Einstellungen, Kandidatenabsprünge und Imageverlust.

Deine Lösung:

• Verbindliche Feedback-Fristen definieren

• Entscheidungskriterien vorab festlegen

• Entscheidungen vorstrukturieren

• Eskalationswege klar kommunizieren

Nicht-Entscheiden ist auch eine Entscheidung – nur meist zum Nachteil aller Beteiligten.

5. Der Selbstüberschätzer – „Ich weiß genau, was der Markt kann“

Dieser Typ glaubt, den Arbeitsmarkt besser zu kennen als die Experten. Gehälter sind seiner Meinung nach überzogen, Kandidaten sind zu anspruchsvoll und deine Marktanalysen sind übertrieben.

Typische Merkmale:

• Ignorieren von Arbeitsmarktdaten

• Vergleiche mit „früher“

• anekdotische Argumentation

• geringe Lernbereitschaft

Das führt häufig zu dauerhaften Vakanzen oder Fehlbesetzungen.

Deine Strategie:

• Datenbasiert argumentieren

• Konkurrenzangebote transparent machen

• Abgelehnte Angebote auswerten

• Fakten ruhig, sachlich und konsequent präsentieren

Daten schlagen Meinungen – wenn man sie professionell einsetzt.

6. Der Wichtigtuer – „Bei uns läuft alles anders“

Der Wichtigtuer hält sich, sein Team oder seinen Bereich für etwas Besonderes. Regeln gelten für alle – nur nicht für ihn. Er erwartet Sonderbehandlungen, priorisierte Prozesse und maximale Aufmerksamkeit.

Typische Merkmale:

• überhöhte Selbstdarstellung

• Abwertung anderer Bereiche

• Anspruch auf Sonderwege

• geringe Kooperationsbereitschaft

Das belastet nicht nur die Beziehung zu dir, sondern auch die interne Zusammenarbeit.

Dein souveräner Umgang:

• Ruhig, sachlich und strukturiert bleiben

• Einheitliche Prozesse betonen

• Sonderfälle nur bei objektiver Begründung zulassen

• Auf Augenhöhe kommunizieren – ohne Unterwürfigkeit

Der Wichtigtuer testet Grenzsetzungen. Je klarer du sie ziehst, desto stabiler wird die Zusammenarbeit.

7. Der Eskalierer – „Dann gehe ich direkt nach oben“

Dieser Typ reagiert nicht dialogorientiert, sondern mit sofortiger Eskalation, sobald Dinge nicht nach seinem Wunsch laufen. Oft dienen Eskalationen als Druckmittel, nicht als echte Problemlösungsstrategie.

Typische Merkmale:

• schnelle Drohung mit Führungsebene

• geringe Kompromissbereitschaft

• hohe emotionale Reaktionen

• Druckaufbau über Hierarchien

Das vergiftet die Zusammenarbeit massiv und untergräbt Vertrauen.

Dein Umgang:

• Alle Absprachen schriftlich dokumentieren

• Erwartungen und Zusagen klar protokollieren

• Eskalationen sachlich, faktenbasiert begleiten

• Führungskräfte früh sachlich einbinden

Eskalierer verlieren an Macht, sobald Transparenz und Struktur etabliert sind.

Die größten Konfliktfelder zwischen TA & Hiring Managern

Unabhängig vom Persönlichkeitstyp zeigen sich Konflikte häufig in bestimmten wiederkehrenden Themen:

• Unrealistische Anforderungsprofile

• Mangelnde Marktkenntnis

• Verzögerte Feedbacks

• Uneinigkeit über Qualität

• Schuldzuweisungen bei Misserfolg

Diese Konflikte lassen sich nur dann dauerhaft lösen, wenn Recruiting nicht als reine Servicefunktion, sondern als gleichwertiger Business-Partner verstanden wird.

Stakeholder-Management: Die wahre Schlüsselkompetenz im Recruiting

Top-Recruiter sind nicht nur exzellente Sourcer oder Interviewer. Sie sind vor allem Beziehungsmanager auf Augenhöhe. Das bedeutet, dass du nicht auf Zuruf agierst, sondern aktiv steuerst, Erwartungen managst, Konflikte aussprichst und notfalls auch Grenzen setzt.

Erfolgreiches Stakeholder-Management heisst:

• Klar kommunizieren

• Datenbasiert argumentieren

• Verbindlichkeit einfordern

• Konflikte souverän führen

• Beziehungen langfristig aufbauen

Du bist kein Profilverteiler. Du bist Marktkenner, Berater, Sparringspartner – und manchmal auch Korrektiv.

7 konkrete Strategien für souveränen Umgang mit schwierigen Hiring Managern

• Proaktiv führen statt nur reagieren

• Erwartungen früh und klar steuern

• Verbindlichkeit über klare Prozesse schaffen

• Entscheidungen konsequent einfordern

• Konflikte direkt und sachlich ansprechen

• Eskalationen professionell begleiten

• Beziehungen aktiv pflegen

Konflikte sind unvermeidbar – Kompetenz zeigt sich im Umgang damit

Konflikte zwischen Talent Acquisition und Hiring Managern sind kein Zeichen schlechter Zusammenarbeit. Sie sind das Ergebnis unterschiedlicher Perspektiven, Rollen, Persönlichkeiten und Zielsysteme. Wer diese Dynamiken versteht, kann sie aktiv gestalten – statt von ihnen getrieben zu werden.

Recruiting auf Augenhöhe bedeutet:

• klar positioniert arbeiten

• faktenbasiert argumentieren

• menschlich kommunizieren

• konsequent führen

Denn am Ende gilt:

Nicht der schwierigste Hiring Manager entscheidet über deinen Erfolg – sondern deine Fähigkeit, ihn professionell zu führen.